University Vehicle Acquisition & Disposition Process

University Vehicle Acquisition & Disposition Process

以下概述为bet8九州登录入口各院系从事车辆采购提供了最佳实践考虑因素, use, 以及符合大学政策的处置支持活动 47.001 (Safety, Procurement, Operation, Maintenance & Disposition of University Vehicles). 本指南涉及大学拥有的机动车辆, heavy equipment, buses, boats, golf carts, low speed vehicles and trailers. 

Vehicle Acquisition Process

Acquisition of any new, used, donated, 租用机动车辆须经授权部门的副总裁批准, dean (in conjunction with the provost), 或CFAO及VPFA辅助服务总监, Transportation & Parking Services. 部门不得承诺购买车辆前 Vehicle Acquisition Form 是否已经完成并且所有已建立的批准都已到位. 

bet8九州登录入口各系必须利用交通工具 & 停车服务(TPS)，作为在购买新车或二手车之前审查车辆规格的资源. TPS将确保标准车辆的安全功能符合大学的操作要求，并提供适当的维护注意事项或车辆安装指导. 

在参与RFP流程或购买新产品时，应遵守以下采购准则, used, or leased vehicle asset:

1. 采购部门必须包括车辆规格表, bill of sale, 作为RFP流程的一部分，生成PO请求时，在BobcatBUY中提供车辆采购表格. 如果车辆采购没有通过RFP流程与采购部门协调，采购部门应通知TPS已创建车辆采购订单并附带文件.
2. 卖方必须将购买和交付所需的所有表格/文件提交至 TPS for review. 表格必须在交付/检查前至少3个工作日提交, 首选是让供应商提供表单作为RFP过程的一部分.
   1. 有某些车辆购买条款和文件考虑，bet8九州登录入口不能在法律上同意, 文件的高级审查为必要的修订和反馈提供给供应商留出了时间. 
3. 供应商将在完成文书工作之前将车辆交付给TPS(工厂街100号)进行检查. 交货日期/时间必须在周一至周五的上午8点至下午3点之间，并提前与TPS协调. 采购部门必须安排一名联系人在车辆和交货时在场 & inspection.
4. TPS将在检验后通知采购部门车辆放行日期, paperwork completion, and any necessary processing activities. 二手车在交付本署使用前，必须每年进行一次车辆安全检查. TPS将协调所有的所有权、注册和许可活动. 
   1. 车辆的名称必须是bet8九州登录入口的-个人姓名或院系不能包括在名称上.
5. 在运输服务署通知车辆验收/检查后, 采购部负责将签署的销售账单提交给应付帐款以供供应商付款(bet8九州登录入口采用净付款方式，除非供应商合同/协议中另有规定).

Vehicle Safety, Operation & Maintenance

1. University Policy 47.001 提供车辆安全和操作方面的额外指导. 鼓励各部门审查这一政策，并与管理或使用大学车辆资产的任何员工分享.
2. 预防性保养是保养一辆装备良好的汽车的重要组成部分, safety inspections should be completed annually, 各部门应酌情与TPS运营的bet8九州登录入口车辆维修中心协调日常和非计划维修需求. 经TPS事先批准，地区校区可以使用当地的维护和检查服务.
3. 所有的燃料需求也应该通过运输和服务办公室进行协调.

Vehicle Disposition

1. 根据以下标准之一确定大学车辆的处置.
   1. 指定的大学部门已经根据操作需要决定不再需要该车辆, financial, or other considerations.
   2. 该车未能通过年度安全检查，届时被认定有缺陷的部件将无法修复，并构成安全风险.
2. 指定的大学部门将从车上卸下所有个人物品，并将其转交给TPS办公室. 所有的钥匙、绿色燃气钥匙卡和航海家卡也要在这个时候上交. 
3. TPS将完成EI-8设备状态变更表，并将其提交给搬家公司 & Surplus as well as the Inventory Office. 
4. TPS将向Moving提交以下信息 & Surplus:
   1. Vehicle Title
   2. EI-8设备状态变更表的纸质副本
   3. All sets of keys to the vehicle
   4. 指出任何已知车辆缺陷的书面摘要, current mileage, VIN, Year, Make, Model, Color, vehicle contact, and appropriate account number for sales revenue. 
   5. TPS将清除车辆上的任何贴花或识别标记, 车牌和部门要求保留的任何其他专用设备.e. OUPD specialized equipment, etc.)
   6. TPS will deliver the vehicle to Moving & Surplus once all prep activities are complete.
   7. Moving & 盈余完成对合格采购的销售收入的会计更正/开票/存入指定部门.